Raadsbrief Beantwoording artikel 45 vragen van Partij voor de Dieren over AI en de geüpdatete DPIA Microsoft 365 Copilot

Vraag 4: Spelen de stijgende Microsoft-kosten door AI ook voor de gemeente Zwolle? Zo ja, met hoeveel nemen deze kosten naar verwachting toe, en wordt de inzet van generatieve AI hierdoor bijgesteld? Gemeente Zwolle heeft via SSC-ONS meegedaan aan een bredere overheidsaanbesteding v.w.b. Microsoft en daardoor een langlopend contract kunnen sluiten tot 2030. Hiermee zijn de licentieprijzen voor langere tijd vastgelegd. De totale kosten voor Microsoft veranderen wel als gevolg van personele ontwikkeling (aantal licenties) of door de aankoop van nieuwe functionaliteiten zoals co-pilot. Tegelijkertijd kijkt het college niet alleen naar licentiekosten, maar naar de bredere verhouding tussen kosten, risico’s, maatschappelijke waarde, kwaliteit en efficiencywinst. Vanuit informatievoorziening wordt door een gespecialiseerd team gestuurd op kostenbeheersing door passende en doelmatige AIoplossingen te kiezen en gebruik continu te monitoren. Dat gebeurt onder meer door kritisch te kijken

2/4

voorstel

Datum 15 juli 2026

naar de keuze van taalmodellen, het optimaliseren van prompts, het beperken van onnodig verbruik en het kiezen van de meest passende automatiseringsoplossing per vraagstuk.

De feitelijke kostenontwikkeling van Microsoft-licenties vindt plaats via SSC-ONS en wordt meegenomen in de reguliere begrotingscyclus.

Vraag 5: Houdt het college zicht op een mogelijke 'vendor lock-in', en wordt er regelmatig geëvalueerd of Europese alternatieven bruikbaar zijn, om te voorkomen dat een latere migratie naar Europese AI-aanbieders onnodig complex en duur wordt? Het college is zich bewust van de afhankelijkheid die kan ontstaan van grote technologieleveranciers, waaronder Microsoft. Gemeente Zwolle kiest bij AI en automatisering daarom bewust voor centrale regie, zodat keuzes rond systemen, leveranciers, data, privacy, security, beheer en kosten in samenhang worden beoordeeld. Hierbij volgen we de Europese en Nederlandse lijn om onze strategische digitale afhankelijkheid te verkleinen en onze autonomie te vergroten. In Zwolle willen we hieraan bijdragen (in samenwerkingsverband) via netwerken als Dimpact en het platform/commissie Informatiesamenleving.

Daarnaast volgt Gemeente Zwolle de ontwikkelingen binnen de Europese technologiewereld. Bij relevante nieuwe initiatieven kunnen Europese alternatieven worden meegewogen, afhankelijk van beschikbaarheid, volwassenheid, functionaliteit, juridische borging, informatiebeveiliging, kosten, integratiemogelijkheden en beheerbaarheid. Hierbij trekken we gezamenlijk op met de VNG en de G40.

Vraag 6: Is het college bekend met de nieuwe tool Scout en met het feit dat deze continu kan meelezen wanneer ambtenaren de tool gebruiken? Houdt het huidige AI-beleid al rekening met dit soort verregaande, mogelijk hoog-risico en niet-duurzame toepassingen van AI? Scout bevindt zich momenteel nog in Frontier-/previewstatus: dit is vroege toegang tot nieuwe Microsoft AI-functionaliteit voor organisaties die hier bewust voor kiezen en aan specifieke voorwaarden voldoen. Gemeente Zwolle is geen onderdeel van het Frontier-programma. Scout is daarom op dit moment geen standaard beschikbare functionaliteit binnen onze Microsoft 365omgeving.

Microsoft beschrijft Scout als een “always-on personal agent” en als eerste voorbeeld van een nieuwe categorie “Autopilots”: agents die actief kunnen blijven in de achtergrond, een eigen identiteit hebben en binnen ingestelde rechten en beleid namens gebruikers kunnen handelen. Microsoft vermeldt dat Scout geïntegreerd is met Microsoft 365-toepassingen zoals Teams, Outlook, OneDrive en SharePoint en dat de agent kan werken met gegevens zoals chats, e-mail, agenda en contacten.

Voordat nieuwe AI-functionaliteiten beschikbaar worden gesteld, beoordeelt de gemeente of deze passen binnen beleid en wetgeving. Afhankelijk van de aard en risico's van de toepassing worden daarbij instrumenten ingezet zoals een DPIA en een Business Impact Analyse (BIA). Op basis daarvan wordt bepaald of en onder welke voorwaarden inzet verantwoord is.

3/4

voorstel

Datum 15 juli 2026

Vraag 7: Is het college bekend met het artikel van Nieuwsuur, en wordt er in Zwolle ook gevoelige informatie geüpload naar externe AI-tools? En is het college bereid om in navolging van Eindhoven ook (steekproefsgewijs) onderzoek te doen naar of dit ook in Zwolle gebeurt?

Zwolle zet breed in op bewustwording, veilig gedrag en duidelijke kaders bij het verwerken van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Bij generatieve AI wordt expliciet aandacht besteed aan dit soort risico’s. Medewerkers worden erop gewezen dat AI-output gecontroleerd moet worden, dat gevoelige informatie niet mag worden ingevoerd en dat zij verantwoordelijk blijven voor zorgvuldig gebruik.

Daarnaast zijn technische maatregelen genomen om risico’s te beperken. Zo zijn bijvoorbeeld externe diensten geblokkeerd, zodat niet zomaar externe AI-diensten (zoals bijvoorbeeld dropbox of google drive) of andere toepassingen kunnen worden verbonden met gemeentelijke systemen of gegevens. Daarmee verkleinen we het risico op situaties zoals in Eindhoven. Op dit moment beschikken wij niet over aanwijzingen dat binnen Zwolle op vergelijkbare schaal gevoelige informatie wordt ingevoerd in externe AI-toepassingen.

Tegelijkertijd onderzoeken wij hoe het gebruik van vertrouwelijke gegevens in AI-tools op een proportionele en privacyrechtelijk verantwoorde wijze kan worden gemonitord. Op basis daarvan zal worden bezien welke aanvullende maatregelen of controles wenselijk zijn.

Openbaarheid Deze raadsbrief en alle bijlagen zijn openbaar.

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

4/4