Burgemeestersbrief met beantwoording vragen n.a.v. Regeling Werkzaamheden De toekomst van evenementen

Antwoord: De afhandeling van een WOO-verzoek kan enige tijd in beslag nemen. Dit hangt onder meer af van de omvang van het verzoek, het verzamelen van de relevante documenten, de noodzakelijke juridische toetsing en eventuele afstemming met betrokken partijen. Daarbij gelden de wettelijke termijnen uit de Wet open overheid. Het betreffende Woo- verzoek wordt begin oktober afgehandeld.

Vraag 2: Klopt het dat er al een standaard hitteprotocol is? En wat zijn daar dan de vereisten van?

Antwoord: Het hitteprotocol maakt standaard onderdeel uit van het veiligheidsplan bij grote evenementen. Dit betreft maatwerk per evenement. Een organisator beschrijft in het veiligheidsplan hoe de organisatie inspeelt op weersinvloeden tijdens het evenement. Zo wordt beschreven hoe zij omgaan met scenario's bij goed, slecht weer of extreme weersomstandigheden. Dit plan zorgt ervoor dat alle betrokkenen bij een evenement (organisator, vergunningverlener, hulpdiensten en publiek) voldoende voorbereid zijn op de te nemen acties in geval van zo'n omstandigheid.

De minimale vereisten zijn: • Een warm en koudweerscenario gericht op bezoekers; • Veiligheidseisen van constructies bij windsnelheden; • De monitoring van de weersomstandigheden; • Uitwerking van scenario's waarbij als gevolg van het weer maatregelen getroffen moeten worden (bv. ontruiming terrein en communicatie).

Vraag 3: Hoe zorgen we voor goed en verantwoord beleid over de codes oranje & rood?

Antwoord: Vooropgesteld, een code oranje of rood betekent niet per definitie dat een evenement geen doorgang kan vinden. In sommige gevallen maken actuele weersomstandigheden het noodzakelijk om een evenement af te gelasten of in aangepaste vorm te laten plaatsvinden. Veiligheid staat hierbij voorop. Bijvoorbeeld bij wind of bij kans op onweer. Bij dit soort plotselinge omstandigheden wordt altijd eerst bezien, mede op basis van bijvoorbeeld het in het veiligheidsplan opgenomen hitteprotocol, of het evenement alsnog veilig kan plaatsvinden met aanvullende maatregelen. Enkel als dit niet het geval is, kan dit in het uiterste geval leiden tot een wijziging van de vergunning of intrekking van een al verleende vergunning. Besluitvorming in een dynamische hitteperiode is mede afhankelijk van de actuele zorgbelasting en van de meest recente adviezen van deskundige partners op dat moment.

Blad: Datum: Ons kenmerk: 3/5 30 september 2026 26bb005848

De situatie van 27 juni 2026 en het annuleren van een drietal B-evenementen betrof een samenloop van onvoorziene omstandigheden. Er was sprake van een langere periode van extreme hitte en weinig wind in combinatie met een grote, acute druk op de zorg. Dit maakte dat deze evenementen, gekenmerkt door zware lichamelijke inspanning en/of met verwacht alcohol- of verdovende middelengebruik en de omvang van de evenementen (in bezoekersaantallen), ook met aanvullende maatregelen niet op een verantwoorde wijze door konden gaan. Van andere evenementen was het oordeel dat deze konden doorgaan, al dan niet met mitigerende maatregelen, zonder de verwachting dat de druk op de zorgcapaciteit verder zou toenemen.

Vraag 4: Hulpdiensten: Hoe maken we precies de berekening aan de voorkant? Over de zorgvraag

Antwoord: In het proces B/C-evenementenoverzicht zorgen we jaarlijks voor een evenwichtige spreiding van de grote en risicovolle evenementen over de stad. De evenementenkalender en vergunningverlening zijn gebaseerd op een voorafgaande toets. Op deze wijze wordt op voorhand rekening gehouden met de benodigde inzet en capaciteit van de (hulp)diensten. Er kunnen zich echter plotselinge omstandigheden voordoen die van invloed zijn op de beschikbare capaciteit van de hulpdiensten.

Vraag 5: Houden we rekening met schommelingen gedurende de week of bijvoorbeeld hitte?

Antwoord: Ja, hiervoor vragen wij organisatoren mede om warm en koudweerscenario's te hebben. Bovendien staan wij voortdurend in overleg met de diensten en de organisatoren om te beoordelen op welke wijze evenementen veilig kunnen doorgaan. Met het oog op de warmte van afgelopen juni was er in de aanloop naar het weekend veel aandacht vanuit de gemeente om samen met organisatoren van zowel klein- als grootschalige evenementen te kijken naar het nemen van aanvullende maatregelen in verbande met de hitte.

Vraag 6: Welke ruimte kan de gemeente organisatoren bieden om het evenement te verplaatsen in plaats of tijd wanneer extreem weer of crisissen in de zorgcapaciteit tot onvermijdelijk afgelasting zouden leiden waardoor de schade beperkt kan worden?

Antwoord: Hier proberen we mee te denken waar mogelijk. Deze vraag is daar ook onderdeel van. Tegelijkertijd leert de ervaring dat een verplaatsing van een grootschalig evenement lastig te realiseren is, onder meer vanwege de complexiteit van het proces van B/C- evenementen. De inzet en capaciteit van de diensten is al bepaald, het aantal geschikte locaties is beperkt, waardoor verschuiven niet realistisch is. Ook vanuit organisatorisch oogpunt van ondernemer geldt dat verplaatsing niet altijd een optie is, artiesten en voorzieningen zijn voor een specifieke datum geboekt.

Blad: Datum: Ons kenmerk: 4/5 30 september 2026 26bb005848

Vraag 7: Is een afgelasting nou de meest veilige optie? Was er geen veiligere keuze?

Antwoord: Ja, zie het antwoord op vraag 3.

Vraag 8: Welke alternatieven zijn overwogen met de ondernemers? Zijn de initiatiefnemers snel geïnformeerd?

Antwoord: De organisatoren van de drie afgelaste festivals hebben vooraf aanvullende maatregelen getroffen, zoals extra waterpunten en schaduwvoorzieningen. Dat neemt echter niet weg dat de uiteindelijke afweging breder moest worden gemaakt. Naast maatregelen op het evenemententerrein moest ook worden meegewogen dat de zorgcapaciteit al onder druk stond, dat de opnamecapaciteit op de spoedeisende hulp tijdelijk beperkt was en dat extra incidenten de zorgketen verder konden belasten. Bij extreme hitte kunnen omstandigheden en risico-inschattingen snel veranderen, bijvoorbeeld door aangescherpte waarschuwingen of druk op de zorg- en hulpdiensten. De besluitvorming was gebaseerd op de meest actuele informatie. Op vrijdagmiddag ontvingen we het advies van de VRR-GHOR. Daarin werd aangegeven dat de ambulancezorg zwaar onder druk stond, de opnamecapaciteit van ziekenhuizen beperkt was en dat het laten doorgaan van evenementen met zware lichamelijke inspanning of met verwacht alcohol- of verdovende middelengebruik onverantwoord was en zou leiden tot gevolgen voor de continuïteit van de zorgketen op regionaal niveau.

De duiding van het advies en de gevolgen voor de evenementen in de stad vereiste een zorgvuldig proces dat enige tijd in beslag nam. Het is ook geen lichtvaardig besluit. Het vereiste ook contact met ondernemers gedurende de dag. Het definitieve besluit tot afgelasting is vrijdagavond laat genomen.

Vraag 9: Is het college eens dat het niet per se veiliger is om evenementen af te gelasten?

Antwoord: Besluitvorming in een dynamische hitteperiode is mede afhankelijk van de actuele zorgbelasting en van de meest recente adviezen van deskundige partners op dat moment. Net als nu het geval is geweest, zullen we in toekomstige situaties een zorgvuldig afweging maken op basis van de adviezen die we krijgen met betrekking tot de gevolgen van extreme temperaturen in relatie tot evenementen in de stad.

Vraag 10: Wordt bij de capaciteitsplanning voor evenementen al structureel rekening gehouden met klimaatverandering, denk aan langere hittegolven, hogere piektemperaturen, grotere druk op de acute zorgketen? Zo niet, waarom niet, en bent u bereid dit alsnog te doen?

Antwoord: Het B/C-evenementenoverzicht en vergunningverlening zijn gebaseerd op een voorafgaande toets. Hierbij wordt rekening gehouden met inzet en capaciteit van de diensten, spreiding van evenementen en het kunnen nemen van mitigerende maatregelen.

Blad: Datum: Ons kenmerk: 5/5 30 september 2026 26bb005848

Er kunnen zich echter plotselinge omstandigheden, zoals een tijdens het vergunningverleningsproces niet bekende of voorziene hittegolf of een toegenomen druk op de zorgketen, voordoen, die aanleiding geven tot een herziening of intrekking van een al verleende vergunning.

Ik stel voor de toezeggingen 26bb008043, 26bb008044, 26bb008045 en 26bb008046 als afgedaan te beschouwen.

De burgemeester,

C.J. Schouten