02 Brief aan gemeenteraad Beantwoording raadsvragen nav raadsinformatiebrief scenarioverkenning archiefvoorziening

2. Kunnen de bevindingen van de Provincie als toezichthouder op schrift met de raad gedeeld worden?

Aan de Provincie is de vraag gesteld.

3. Wat zijn de exacte kosten geweest om de analoge archieven te restaureren?

In 1992 is € 58.000 uitgegeven aan restauratie van de archieven van de voormalige gemeente Nieuwvliet. In 2007 is € 910.000 uitgegeven aan restauratie van de archieven van de voormalige gemeente Sluis-Aardenburg. In 2016 is € 168.000 uitgegeven aan restauratie van

Pag. 1 / 4

archieven van de voormalige gemeente Oostburg. Daarnaast was er een beperkt jaarlijks budget voor restauratie, materiële verzorging en dergelijke. Als gevolg van het raadsbesluit van 22 mei 2025 is dit budget sinds 2025 komen te vervallen want opgenomen in het DVO met het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief werkt conform een voor de archieven van de gemeente Sluis nog op te stellen meerjarig onderhoudsplan. Deze werkwijze is overgenomen in de andere scenario’s.

4. Welke bedragen zijn bespaard door geen vacatures uit te schrijven?

Er zijn geen besparingen want vacatureruimte is tijdelijk omgezet naar externe inhuur in afwachting van definitieve besluitvorming.

5. Is er onderzoek geweest naar een gemeentearchivaris waarbij overkoepelend door de drie gemeenten wordt samengewerkt?

De gemeente Terneuzen en het Waterschap zijn aangesloten bij het Zeeuws Archief en hebben een gediplomeerd archivaris van het Zeeuws Archief. Samenwerking met de gemeente Hulst is niet opportuun omdat ze daar dezelfde afwegingen hebben te maken. Er is wel contact met hen geweest.

6. Waarom zou het analoge archief moeten verhuizen, aangezien het op een geschikte plaats ligt?

Gezien de verstrengde eisen in de nieuwe Archiefwet en de AVG is het onverantwoord om de huidige situatie voort te laten bestaan. Het archief komt bovendien niet tot zijn recht. We hebben onderzocht welk gekwalificeerd personeel we moeten aantrekken en opleiden en welke investeringen we moeten doen om daar verandering in te brengen en zien de arbeidsproblematiek als blijvend groot risico. De keuze is eerder gemaakt om het archief te verhuizen naar Middelburg om het daar onder beheer te kunnen brengen van het Zeeuws Archief. Wij vinden die plaats meer geschikt.

7. Waarom wordt er gesproken over schadeloosstelling, terwijl de overeenkomst met Zorgsaam kwam te vervallen?

Conform het raadsbesluit 2025, tekenden wij op 22 oktober 2025 een overeenkomst met het Zeeuws Archief waarin staat dat de archieven van de gemeente Sluis worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief omdat de gemeente alle overgebrachte archieven onder het beheer van het Zeeuws Archief wenste te brengen. De overeenkomst is aangegaan voor een periode van tien jaar. De overeenkomst kan weliswaar mits met onderlinge instemming worden gewijzigd of opgezegd maar juridisch is het zo dat een overeenkomst voor bepaalde tijd in beginsel dient te worden nagekomen en wanneer voortzetting niet mogelijk blijkt, kan de wederpartij aanspraak maken op vergoeding van de reeds gemaakte kosten, gedane investeringen en gederfde inkomsten over de resterende looptijd van de overeenkomst. Dit bedoelen we met schadeloosstelling.

8. Moet het archief verbonden zijn aan een gemeentehuis?

Dat kan ook solitair maar dat leidt wel tot meer fte’s en kosten ten opzichte van een situatie waarin sprake is van een combinatie van functies.

9. Wat is er sinds 5 februari 2026 veranderd waardoor het college meent dat het de motie naast zich neer kan leggen?

Ons college besloot eerder om naar aanleiding van de motie de uitvoering van het archiefbesluit 2025 te bevriezen en om op de eerdere scenariostudie te actualiseren inclusief de financiële, juridische, personele consequenties en risico’s. Ons college wil nu, op grond van de bevindingen, verdergaan met de uitvoering van de raadsbesluiten genomen in 2025. Dit betekent dat het college gebruik maakt van haar bevoegdheid om de motie gemotiveerd naast zich neer te leggen. De motivering treft u aan in de raadsinformatiebrief.

Pag. 2 / 4

10. Wordt het archief nu naar Middelburg overgezet zonder nieuw besluit van de raad?

Staatrechtelijk is het zo dat een motie die is aangenomen door de raad, door een college wordt uitgevoerd en als er kanttekeningen zijn dat dit ook zo wordt neergelegd bij de raad door

middel van een brief met een besluit om de motie uit te voeren of naast zich neer te leggen. Het is dan aan de raad zelf om daar vervolgens in een raadsvergadering wat van te zeggen. De raadsbesluiten genomen in 2025 zijn nog steeds het laatste raadsbesluit.

11. Is de definitieve dienstverleningsovereenkomst hetzelfde als de conceptversie en kan de raad de ondertekende en integrale versie ontvangen?

De ondertekende dienstverleningsovereenkomsten zijn als bijlage toegevoegd. Ten opzichte van de conceptversie zijn enkele ontbrekende gegevens aangevuld en waar nodig verduidelijkingen aangebracht.

12. Waarop is het bedrag aan schadeloosstelling gebaseerd?

De raming is gebaseerd op de huidige contractwaarde per jaar maal de looptijd. Het gaat om een maximaal bedrag dat ook lager kan uitpakken. Indien u besluit dat het archief in Oostburg moet blijven dan gaan wij het gesprek aan met het Zeeuws Archief over ontbinding en schadeloosstelling.

13. Zijn scenario’s waarbij het archief in Oostburg blijft juridisch mogelijk?

Zoals uit de brief blijkt is het juridisch mogelijk om het archief in Oostburg te houden. Naast ontbinding van het DVO heeft dit echter nog behoorlijke andere consequenties. Gezien de arbeidsmarktproblematiek waarmee wij ons geconfronteerd zien durven wij te stellen dat het een heel moeilijke opgave wordt om op deze wijze aan de Archiefwet 2026 te gaan voldoen en daarmee ook aan de AVG. Dat staat ook zo uitgelegd in de brief.

14. Waarom is er meer personeel nodig? Welke nieuwe wettelijke taken of verplichtingen zijn er bij gekomen?

Er is meer personeel nodig omdat in de nieuwe Archiefwet ten opzichte van de oude Archiefwet, diverse wettelijke eisen zijn verzwaard. Dat staat ook zo uitgelegd in de brief.

15. Is een scenario waarbij sprake is van detachering vanuit het Zeeuws Archief mogelijk?

Het is onderzocht of het Zeeuws Archief naar Oostburg wil komen en zij hebben eerder aangegeven dat zij niet in staat zijn om dat te doen. Dat staat ook zo uitgelegd in de brief.

16. Is er contact geweest met de Heemkundige Kring over de museale stukken?

Er is voorafgaand en naar aanleiding van het amendement van 22 mei 2025 contact geweest met de Heemkundige Kring over waardevolle historische stukken. Dit heeft ertoe geleid dat het Vrije van Sluis is gedigitaliseerd en dat er middelen beschikbaar zijn voor het maken van duplicaten van waardevolle archiefstukken. Dit kan tegenwoordig worden gedaan zonder dat die van echt zijn te onderscheiden zijn. Het Zeeuws Archief heeft duidelijk aangegeven daar volledige medewerking aan te geven. Met de Heemkundige Kring is afgesproken dat zij samen met het Zeeuws Archief een prioritering gaan aangeven aan uw raad is toegezegd dat wij u daarover op de hoogte houden. Als gevolg van de motie staat de uitvoering hiervan on-hold.

Naar aanleiding van uw vraag om enkele originele topstukken aan de archiefcollectie te onttrekken en toe te voegen aan een museale collectie of permanent in bruikleen te geven, is contact gezocht met het Nationaal Archief en de conservator van het stedelijk museum van Gent (STAM). Het beleid is dat dergelijke stukken onderdeel blijven van een archiefcollectie en opgeslagen worden in een voor archiefstukken geschikt depot. Het is mogelijk dat originele stukken voor korte duur aan een museum in bruikleen worden gegeven ten behoeve van een tentoonstelling. Dat gebeurt dan onder strikte voorwaarden en slechts voor een beperkte duur.

Pag. 3/4

Permanente blootstelling aan bijvoorbeeld licht brengt schade toe aan de archiefstukken. Ook de Heemkundige Kring toonde zich eerder geen voorstander van permanente blootstelling van orginelen in een museum.

17. Wanneer is de dienstverleningsovereenkomst ondertekend?

Op 24 maart 2025 heeft uw raad ingestemd met het beschikbaar stellen van middelen voor de digitalisering van het bouwarchief (eenmalig) en aansluiting op het Zeeuws e-Depot (structureel). Op 22 mei 2025 heeft uw raad ingestemd met het beschikbaar stellen van financiële middelen voor de verhuizing van het analoge gemeentearchief naar het Zeeuws Archief en voor het onderbrengen van het archiefbeheer en archieftoezicht bij het Zeeuws Archief. Bij deze raadsvoorstellen zaten onder andere de concept dienstverleningsovereenkomsten met het Zeeuws Archief.

Vervolgens heeft het college op 8 juli 2025 ingestemd met de conceptdienstverleningsovereenkomsten. Daarbij is wethouder Simons gemachtigd om hierover verder te onderhandelen met het Zeeuws Archief. De burgemeester heeft besloten na overeenstemming over de definitieve teksten volmacht te verlenen voor ondertekening namens de gemeente.

Om deze samenwerking vorm te geven, heeft de gemeente ervoor gekozen de afspraken met het Zeeuws Archief vast te leggen in twee dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s): één voor aansluiting op het Zeeuws e-Depot en één voor archiefbeheer en archieftoezicht. Voor deze dienstverlening is gekozen voor het verlenen van een alleenrecht aan het Zeeuws Archief. Hiervoor was een wijziging van de Archiefverordening Gemeente Sluis 2019 noodzakelijk. Uw raad heeft hiertoe op 18 september 2025 de Eerste wijziging Archiefverordening Gemeente Sluis 2019 vastgesteld.

Na afronding van de onderhandelingen zijn de definitieve dienstverleningsovereenkomsten op 22 oktober 2025 ondertekend. Hiermee is uitvoering gegeven aan het raadsbesluiten van 24 maart en 22 mei 2025.

Op 30 oktober 2025 heeft uw raad naar aanleiding van uw amendement van 22 mei 2025, ingestemd met de hoogte van het budget voor het maken van reproducties van waardevolle oude archiefstukken. Hiervoor is vervolgens opdracht verleend aan het Zeeuws Archief.

Op 5 februari 2026 besloot uw raad tot het bevriezen van de uitvoering van bovengenoemde archiefbesluiten. Het Vrije van Sluis was toen al overgebracht en gedigitaliseerd. Alle andere activiteiten zijn on-hold gezet.

Hoogachtend,

BURGEMEESTER EN WETHOUDER VAN SLUIS,

De secretaris,

S.l. de Kievit-Minnaert

De burgemeester,

Pag. 4/4