Pagina wordt geladen
Sluis, 24 september 2026
Bron laatst gecontroleerd op 4 oktober 2026.
Col1 Pag. 1/2 Datum vergadering: 24 september 2026 Agendapunt: 24b Ingediend door: FVD, PvdA, BBB en Lijst Babijn Onderwerp: Gemeentearchief Sluis - pas op de plaats en toetsing door de raad De gemeenteraad van de gemeente Sluis, in vergadering bijeen op 24 september 2026;
Constaterende dat:
- de gemeenteraad op 5 februari 2026 de motie 'Bevriezen archiefbesluit na vervallen grondruilovereenkomst' met 13 stemmen voor en 5 stemmen tegen heeft aangenomen;
- de raad tijdens de commissie Samenleving/Middelen van 15 september 2026 nadere vragen heeft gesteld over onder meer de dienstverleningsovereenkomsten, de scenario's, de financiële gevolgen, de personele onderbouwing en de mogelijkheden om het analoge gemeentearchief in Oostburg te behouden;
- de schriftelijke beantwoording, de definitief ondertekende dienstverleningsovereenkomsten en de brief van Gedeputeerde Staten op 23 september 2026, één dag vóór de raadsvergadering van 24 september 2026, aan de raad beschikbaar zijn gesteld;
- uit de beantwoording blijkt dat de dienstverleningsovereenkomsten op 22 oktober 2025 zijn ondertekend en dat de overeenkomst voor archiefbeheer en -toezicht voor tien jaar is aangegaan;
- het college in de beantwoording bevestigt dat scenario's waarbij het analoge archief in Oostburg blijft juridisch mogelijk zijn;
- de overeenkomst voor het Zeeuws e-Depot afzonderlijk betrekking heeft op de digitale archiefbescheiden;
- Gedeputeerde Staten in hun brief van 22 september 2026 zorgen uiten over de continuïteit, capaciteit, deskundigheid en voortgang van noodzakelijke verbetermaatregelen binnen het Archief- en Informatiebeheer;
- de brief van Gedeputeerde Staten geen voorschrift bevat dat het analoge gemeentearchief fysiek naar Middelburg moet worden overgebracht;
Overwegende dat:
- de raad zijn kaderstellende en controlerende taak alleen zorgvuldig kan uitoefenen wanneer hij voldoende tijd heeft om relevante stukken inhoudelijk, juridisch en financieel te bestuderen en te toetsen;
- de raad voor de op 23 september 2026 verstrekte stukken slechts zeer beperkte tijd heeft vóór de raadsvergadering van 24 september 2026;
- de geconstateerde tekortkomingen in het Archief- en Informatiebeheer en de vraag op welke fysieke locatie het analoge archief wordt bewaard afzonderlijke vraagstukken zijn die ieder een eigen onderbouwing verlangen;
- in het DOCFactory-onderzoek uit 2023 een scenario is beschreven waarbij het beheer bij het Zeeuws Archief wordt belegd terwijl het fysieke analoge archief in Oostburg blijft, terwijl in latere stukken is aangegeven dat het Zeeuws Archief hiervoor geen mogelijkheden ziet;
- binnen Zeeland een constructie bestaat waarbij het Zeeuws Archief het beheer van gemeentelijke archieven uitvoert terwijl de fysieke archieven in de betreffende gemeente blijven, zoals bij SchouwenDuiveland, waar de archieven en collecties in de depots in Zierikzee zijn gebleven;
- voor de raad daarom inzichtelijk moet worden gemaakt wanneer en op basis van welke inhoudelijke, juridische, personele of financiële omstandigheden dit scenario is gewijzigd of vervallen;
- de personele kwetsbaarheid als belangrijk argument wordt aangevoerd, terwijl de raad voor zijn toetsing inzicht nodig heeft in de concrete wervings- en personeelsinspanningen die in de afgelopen jaren zijn verricht;
- het zetten van onomkeerbare stappen voordat de raad de nieuw verstrekte informatie heeft kunnen toetsen de effectieve uitoefening van zijn kaderstellende en controlerende rol kan beperken;
Spreekt als zijn mening uit: dat de gemeenteraad de op 23 september 2026 verstrekte informatie eerst zorgvuldig moet kunnen bestuderen en toetsen en zich daarover moet kunnen uitspreken voordat verdere onomkeerbare stappen worden gezet met betrekking tot de fysieke overbrenging van het analoge gemeentearchief vanuit Oostburg;
Pag. 2/2
Verzoekt het college om: 1. totdat de gemeenteraad de op 23 september 2026 verstrekte stukken inhoudelijk heeft kunnen behandelen en zich daarover heeft kunnen uitspreken, geen onomkeerbare stappen te zetten met betrekking tot de fysieke overbrenging van het analoge gemeentearchief vanuit Oostburg naar Middelburg; 2. de raad vóór die inhoudelijke behandeling een volledig overzicht te verstrekken van de reeds uitgevoerde en nog voorgenomen stappen voor de fysieke verhuizing, inclusief de daarbij aangegane financiële en juridische verplichtingen, en daarbij aan te geven welke stappen en verplichtingen nog kunnen worden gewijzigd of teruggedraaid; 3. afzonderlijk inzichtelijk te maken welke door Gedeputeerde Staten geconstateerde wettelijke tekortkomingen uitsluitend kunnen worden opgelost door fysieke overbrenging van het analoge archief naar Middelburg, en welke ook kunnen worden opgelost wanneer het analoge archief in Oostburg blijft; 4. toe te lichten waarom het in het DOCFactory-onderzoek uit 2023 beschreven scenario - beheer door het Zeeuws Archief met behoud van het fysieke analoge archief in Oostburg - later is verlaten, wanneer dit is gebeurd en op basis van welke nieuwe omstandigheden of afspraken; 5. de raad een controleerbaar overzicht te verstrekken van de concrete inspanningen om gekwalificeerd archiefpersoneel te werven of anderszins beschikbaar te krijgen, waaronder waar beschikbaar vacatures, publicatieperioden, functie-eisen, reacties, resultaten en eventuele externe inhuur; 6. de juridische, financiële en praktische consequenties uit te werken van ten minste het scenario waarbij het analoge gemeentearchief in Oostburg behouden blijft en beheer, toezicht en benodigde deskundigheid structureel op een andere wijze worden geborgd, waarbij tevens de constructie zoals toegepast bij de gemeente Schouwen-Duiveland wordt betrokken, waar het Zeeuws Archief het archiefbeheer uitvoert terwijl de fysieke archieven in Zierikzee zijn gebleven; 7. bij de financiële gevolgen van wijziging of beëindiging van de DVO afzonderlijk inzichtelijk te maken welke kosten contractueel vaststaan, welke bedragen ramingen of maximale scenario-bedragen zijn en welke bedragen afhankelijk zijn van nader overleg of overeenstemming met het Zeeuws Archief; 8. de onder 2 tot en met 7 gevraagde informatie tijdig vóór de inhoudelijke behandeling aan de gemeenteraad beschikbaar te stellen, zodat de raad daadwerkelijk gelegenheid heeft deze te bestuderen en te toetsen.
Ondertekening namens de fractie(s):
Deze motie is aangenomen/verworpen/ingetrokken met ….. stemmen voor en ….. stemmen tegen.
De gemeenteraad van de gemeente Sluis
De griffier, De voorzitter,
Drs. C.S. de Vries-Beeke mr. M.M. D. Vermue