Grip op voortgang informatie en archiefbeheer

Fractie(s): FvD SP

FVD – Motie Grip op voortgang informatie- en archiefbeheer 22-9-26

MOTIE VREEMD - Grip op voortgang informatie- en archiefbeheer Ingetrokken

Inleiding: Deze motie vraagt het college om de halfjaarlijkse rapportages over het informatie- en archiefbeheer concreter en beter meetbaar te maken. Nu krijgt de raad vooral kwalitatieve voortgangsinformatie; met deze motie willen we per onderdeel duidelijk kunnen zien wat het doel is, waar we nu staan, of de voortgang op schema ligt en welke knelpunten er zijn. Daarnaast vragen we om inzichtelijk te maken wat nog nodig is om de provinciale toezichtstatus te verbeteren. De bedoeling is dus niet om extra rapportages te maken, maar om de bestaande rapportages bruikbaarder te maken voor de controlerende taak van de raad.

De gemeenteraad van Alphen aan den Rijn, in vergadering bijeen op 24 september,

Constaterende dat: • het college het Verbeterplan Informatie- en archiefbeheer 2026-2030 uitvoert naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek Archivering en eerdere archiefinspecties; • het doel van het verbeterplan is om binnen 24 maanden een digitaal én fysiek archiefsysteem te realiseren dat voldoet aan wet- en regelgeving en waarbij informatie duurzaam toegankelijk, vindbaar en betrouwbaar is; • het college heeft toegezegd de gemeenteraad halfjaarlijks over de voortgang van het verbeterplan te informeren; • uit de beantwoording van technische vragen blijkt dat geen concrete prestatie-indicatoren zijn genoemd waarmee de raad kan toetsen of het verbeterplan op schema ligt; • voor de raad nog niet concreet inzichtelijk is welke resterende stappen of voorwaarden relevant zijn voor verbetering van de provinciale toezichtstatus;

Overwegende dat: • de raad zijn controlerende rol beter kan uitoefenen wanneer de voortgang consistent en zoveel mogelijk meetbaar wordt weergegeven; • tijdens de commissiebehandeling vanuit meerdere fracties behoefte is uitgesproken aan meer grip op en een concretere wijze van meten van de voortgang; • de wethouder heeft toegezegd bij volgende rapportages rekening te houden met de specifieke informatiebehoefte van de gemeenteraad; • een vast en compact monitoringsformat vergelijking door de tijd mogelijk maakt zonder een nieuwe rapportagecyclus te creëren;

Verzoekt het college: 1. vanaf de eerstvolgende halfjaarlijkse voortgangsrapportage gebruik te maken van een vast en compact monitoringsformat; 2. daarin per relevante pijler en mijlpaal ten minste inzichtelijk te maken: • de belangrijkste mijlpalen, bijbehorende realisatietermijnen en wat concreet is gerealiseerd; • welke meetbare prestatie-indicatoren worden gehanteerd en daarbij, waar kwantitatief mogelijk, de doelwaarde, actuele waarde en waarde uit de voorgaande rapportage weer te geven;