Toetreding tot Collectie Overijssel, Beantwoording technische vragen CDA

Beantwoording technische vragen Vergadering Raadsvergadering Datum 30-sep-26 Vragensteller Wim Prinsse, CDA Agendapunt/onderwerp Toetreding tot Collectie Overijssel Portefeuillehouder M. Sijbom (burgemeester) Domein Dienstverlening Contactpersoon Jan de Geest Contactgegevens j.degeest@dalfsen.nl 031529728543

In de context van Collectie Overijssel gaat het over documenten die blijvend te bewaren zijn en volgens de archiefwet na twintig jaar overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats. (Vanaf volgend jaar wordt dit onder de nieuwe wet 10 jaar, maar dit geldt voor de nieuwe documenten vanaf 2027.) Het betreft het archief van gemeente Dalfsen als overheidsorganisatie. Gemeente Dalfsen heeft ook een eigen archiefruimte. Hier staan twee categoriseren opgeslagen: • Documenten die op termijn vernietigd moeten worden: Van verreweg de meeste documenten is de gemeente verplicht ze te vernietigen na een bepaald termijn en is het niet toegestaan ze langer te bewaren dan het vastgestelde bewaartermijn. • Documenten die blijvend te bewaren zijn, maar waarvan de twintig jaar nog niet van is verstreken. De archiefbewaarplaats van Collectie Overijssel is voor de blijvend te bewaren documenten die ouder zijn dan twintig jaar.

1 – Hoeveel m’ archief heeft de gemeente Dalfsen op dit moment? Momenteel heeft gemeente Dalfsen 262,8 meter archief archief bij Collectie Overijssel.

2 – De verdeling van de zetels in het AB en in het DB is afhankelijk van de gebruikte m’ archief, hoe wordt hierbij gerekend met het digitaal archief? Op dit moment speelt het digitale archief nog geen rol. Enerzijds heeft Collectie Overijssel op dit moment nog geen e-depotvoorziening (een digitale archiefbewaarplaats, voor documenten die alleen digitaal bestaan ). Anderzijds heeft gemeente Dalfsen nog geen digitale blijvend te bewaren archiefstukken die de komende jaren overgebracht moeten worden.

3 – Hoeveel m’ archief wordt er jaarlijks aan het archief van de gemeente Dalfsen toegevoegd? Gemeente Dalfsen brengt niet elk jaar archief over, maar het gebeurd periodiek met blokken bestaande uit meerdere jaren. Voor dit huidige jaar is Dalfsen met Collectie Overijssel in gesprek voor het overbrengen van een nieuw blok. De inschatting is dat dit blok rond de 230m zal zijn. In de periode na het blok is gemeente Dalfsen toegegroeid naar volledig digitaal werken, waardoor het fysieke archief na dit blok drastisch kleiner is geworden.

4 – Zijn er ook waardevolle historische stukken opgeslagen, die eventueel bruikbaar zijn voor een expositie? Zodat het belang van “bewaren” ook zichtbaar gemaakt kan worden? De archiefstukken bestaan voornamelijk uit beleidsstukken, begrotingen, bouwtekeningen en andere gemeentelijke aangelegenheden uit een periode van de 19 e en 20e eeuw. Deze stukken kunnen onder meer voor historisch onderzoek van belang zijn. Collectie Overijsel zelf heeft een bredere collectie van diverse andere archieven en over een langere periode die tevens de huidige gemeente Dalfsen betreffen. Collectie Overijssel heeft als één van de doelen om de archieven toegankelijk te maken. Belangstellenden kunnen de documenten opgevraagd worden en geraadpleegd worden in de leeszaal. Tevens stelt Collectie Overijssel digitale kopieën beschikbaar die eenvoudig vanuit huis opgevraagd kunnen worden. Ook stelt Collectie Overijssel archiefstukken beschikbaar voor tentoonstellingen en is zij nauw betrokken bij het ANNO stadsmuseum Zwolle.