Toetreding tot Collectie Overijssel, Beantwoording technische vragen GB

Beantwoording technische vragen Vergadering Raadsvergadering Datum 30-sep-26 Vragensteller Ton Smeenk, Gemeentebelangen Agendapunt/onderwerp Toetreding tot Collectie Overijssel Portefeuillehouder M. Sijbom (burgemeester) Domein Dienstverlening Contactpersoon Jan de Geest Contactgegevens j.degeest@dalfsen.nl

Er komt een nieuw pand in Deventer, als de bouwkosten, of de oplevering tegenvallen, wat betekent dit dan voor Dalfsen?

Gemeente Dalfsen heeft momenteel via een dienstverleningsovereenkomst archieven ondergebracht bij Collectie Overijssel. De toetreding tot de gemeenschappelijke regeling veranderd in dit opzicht niet de praktijk dat Collectie Overijssel fungeert als archiefbewaarplaats. Dit betekent dat ook onder de huidige DVO te maken heeft met de verhuizing van Collectie Overijssel en de daar aan verbonden gevolgen en kosten. Wat echter wel verandert bij toetreding tot de GR is dat gemeente Dalfsen vertegenwoordigd zal zijn in het bestuur van de GR Collectie Overijssel en zodoende invloed kan uitoefenen op de te nemen beheersmaatregelen.

Collectie Overijssel heeft in de investeringsraming een post van 10% onvoorzien opgenomen. Indien dit onvoldoende blijkt te zijn, ziet Collectie Overijssel de volgende opties als beheersmaatregelen: • Bezuinigen op het Programma van Eisen Collectiecentrum. Concreet kan gedacht worden aan minder m2 depot ruimte, geen voorzieningen behoudswerkzaamheden van archieven en geen publieksruimte. • Bezuiniging op de organisatie van Collectie Overijssel. Vermindering aantal FTE’s. • Structurele verhoging lumpsum-bijdragen GR-partners. Verhoging van de lumpsum-bijdragen van de partners binnen de gemeenschappelijke regeling. Verhoogde bijdrage zal alleen voor het percentage archief worden aangeslagen in relatie tot het geheel. Het aantal meters archief van Dalfsen is relatief klein van omvang.

Bij een dreigende budgetoverschrijding wordt door de stuurgroep van het project een notitie opgesteld ten behoeve van het Dagelijks bestuur van Collectie Overijssel met daarin een voorstel voor een oplossingsrichting met een voorgestelde inzet van één of (een combinatie van) meerdere beheersmaatregelen en de consequenties hiervan.

Na behandeling in het Dagelijks bestuur kan afhankelijk van het genomen besluit gevraagd worden om nadere uitwerkingen of kan een route ingezet worden om beleidsaanpassingen, ontwerpaanpassingen of bijvoorbeeld een begrotingsronde via de gemeenteraden in te zetten.